In gesprek met KTF

De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit kraanverhuur, speciaal (exceptioneel) transport, regulier transport, op- en overslag, (de-)montage, industriële verhuizingen, materiaaldienst met verhuur van hijs- en hulpmateriaal, bergingswerkzaamheden en verhuur van hoogwerkers. Het onderhoud van alle voertuigen is in eigen beheer. De diensten worden met voorkeur aangeboden in het noorden van Nederland, maar het transport wordt door geheel Europa verzorgd. Het Friese familiebedrijf telt inmiddels zo'n 70 medewerkers en werkt sinds 2023 met Logis.

 

Na het maken van de planning werden op het einde van de dag alle werkbonnen in tweevoud uitgedraaid. Hierna werden ze geniet, op volgorde gelegd en vervolgens in de postbakjes van de chauffeurs/machinisten gedaan. 

De chauffeurs en machinisten vulden de werkbonnen handmatig in en hadden daarnaast nog een papieren dagstaat voor de urenverantwoording. Daarnaast waren ze ook verantwoordelijk voor het aftekenen van de werkbonnen en vrachtbrieven. Wanneer deze niet voorhanden was, zagen we vaak creatieve oplossingen voorbijkomen, of juist helemaal geen afgetekende bon.

De planner zorgde er ook voor dat de postvakken leeg werden gehaald. De afgetekende papieren werden naast de dagstaten gelegd, zodat het tarief bepaald kon worden. Het bedrag werd op een post-it geschreven en deze aan de werkbon geplakt. De werkbon met vastgeplakte post-it ging naar de administratie en de papieren dagstaten gingen naar de loonadministratie. De administratie zette het tarief handmatig in het boekhoudprogramma AFAS, waarna de factuur gemaakt en verzonden werd. 

Kortom veel werk, dubbel inboeken van administratie en enorme hoeveelheden papier in het archief. 

Voorheen werkten wij met software van Promatie VT. Dit pakket werd niet meer ondersteund, waardoor wij op zoek moesten naar een nieuw TMS. Promatie VT was eenvoudig relatiebeheer en had een beperkt planbord. Hierdoor hadden wij veel dubbele administratie of handelingen.

De implementatie van Logis verliep voor de kranen/machinisten vlot. Voor de transport/chauffeurs was de transitie een beetje uitdagender. We gingen hier van 70% papier naar 90% digitaal.

De resultaten die we tot nu toe behaald hebben met Logis, zijn een veel completere invoer, verwerking, afwikkeling en facturatie van de orders. Orders worden overzichtelijker dankzij alle behorende documenten die in de verkenner geplaatst kunnen worden. De koppeling met AFAS werkt een stuk efficiënter, dit is voor ons een enorme tijdsbesparing. Geen dubbele administratie meer!

We hebben nu betere inzicht opbrengsten en kosten per resource. Dankzij de handige MyOrders app hebben we ook beter zicht op gewerkte uren. De app is voor iedereen te gebruiken, ook voor de charters. De planning heeft hierdoor meer grip en overzicht.

Flexibiliteit, klantgerichtheid, luisteren en elk logistiek vraagstuk mogelijk maken!

Naam medewerker: Hessel Olthof
Functie: Facturering, ICT en applicatiebeheerder