In gesprek met M.J. van Riel

Verder hebben wij onze eigen technische dienst die reparaties uitvoert aan onze eigen voertuigen. Ook hebben wij een eigen materiaal dienst voor in- en uitslag van onze hulpmaterialen.

Orders werden direct op de resource geboekt. Met kopiëren, verslepen, inkorten etc. werkten we ons planbord dagelijks door en drukten we de werkbonnen af wanneer de planning gereed was. Werkbonnen werden daarna verstrekt in de postvakken van onze machinisten en chauffeurs. Op onze andere vestigingen waren daar mensen aangewezen die het verdelen van de werkbonnen op zich namen. Chauffeurs en machinisten waren verantwoordelijk voor de realisatie uren en het invullen van papieren dagstaten, vrachtbrieven en werkbonnen. Een chauffeur moest alle werkbonnen zelf fictief uit/thuis schrijven. 

Administratie haalde alle afgewerkte werkbonnen en dagstaten uit de postvakken in de ochtend. Deze werkten we vervolgens door om op deze manier te controleren of alle uren goed waren ingevuld. We moesten op de dagstaten aangeven welke uren gerechtigd waren voor verblijfskosten vergoeding en welke niet. Dit moesten we noteren voor de salarisadministratie. Werkbonnen werden ook voorzien van deze uren, waarna de administratie deze tijdens het factureren overnamen. Zo zorgden zij dat uren voor een groot deel al goed stonden tijdens de loonverwerking. Loonverwerking was met de hand, meeste uren stonden goed maar moesten worden voorzien van een code wat vertelde of ze recht hadden op verblijfskosten vergoeding en wat voor soort. Loonverwerking kostte ook behoorlijk wat tijd. De administratieve afwikkeling werd vaak door één persoon gedaan van een bepaalde afdeling. Dus ‘kranen’ had een eigen administratie en ‘transport’ ook. 

Wij werkte voorheen met Metacom in de oude vorm. Dit was een systeem waarin alles onder één dak was geregeld, planning, factureren, financiële afwikkelingen etc. We hadden een planbord wat zeer eenvoudig was zonder al te veel poespas met als gevolgd dat alles met de hand moest worden verwerkt vanuit papieren dagstaten en werkbonnen. Controle was daarom ook een hele opgave. En loonverwerking was praktisch altijd dubbel werk. Veel handwerk en weinig tot geen overzicht. Kort en bondig maar letterlijk wat het was. Je maakte winst of verlies maar waar en hoe wist niemand. Altijd op onderbuik gevoel.

Loonverwerking is geen zorg meer, het gaat vanzelf. We zien waar we winst halen en waar we verliezen. Betere kosten- en batenanalyse met daarbij inzicht in de manier waarop onze resources worden ingezet. Op basis van de inzet bepalen we welke aanschaffen we moeten doen en wat juist niet. Of wellicht verkopen van overbodige resources. Verder zien we veel beter waar onze indirecte uren zitten. 

Order – Realisatie – Facturatie – Loonverwerking. Het is een naadloos systeem! Geen handling om uren meerdere keren te moeten invoeren. Als ik aan Logis denk, dan denk ik: Luisteren naar de klant en zeggen ook eerlijk wanneer iets lastig is.

Naam medewerker: Mark de Goeij
Functie: Applicatiebeheerder